仕事を高速化する「時間割」の作り方(平野友朗)期限内に終わらせるスケジュール立て方!

この記事は2分で読めます

仕事の割り込みをコントロールするには?

仕事もプライベートも、割り込みが多く、本来やりたかった重要なことが、疎かになりがちです。

結果的に、ずるずると遅れ、迷惑をかけることも、しばしば。

なんとか、そのようなことを防止したいのですが、なかなか上手くいきません。

 

そこで、ビジネスメール教育の第一人者である平野友朗さんが書かれた

仕事を高速化する「時間割」の作り方

を読むことにしました。

 

その際、

「どのようにすれば仕事がスムーズに終わらせられるか?」

という問いを立てました。

 

Googleカレンダーに大人の時間割を登録

その結果、得られた答えは、

「Googleカレンダーに大人の時間割を登録し、そのとおりにやる」

でした。

 

どういうことか、ポイントは3つあります。

 

1つめは、「時間割が無いから苦しい」です。

学生ですと、時間割が決まっているから、そのとおり授業を受ければよいですね。

社会人になると、時間割は与えられず、自己流になんとなくやることを決めがち。

また、他人との約束でスケジュールは埋まるが、自分へのアポイントメントは疎かにしがちです。

 

何をいつ、どれぐらいの時間でという、時間割を作ることで、この状態から脱しましょう。

その時間になったら、時間割の仕事を淡々とやることで、何をするか考えずに取り組めるようになります。

 

そして、その際のツールとして、手帳ではなく、Googleカレンダーを利用することを提唱されています。

 

手帳だと、紛失のリスク、検索性の乏しさ、繰り返しタスクの記入が大変です。

Googleカレンダーなら、クラウド上にデータが保存され、検索性に優れ、コピー・繰り返しの登録も、予定の移動もカンタン。

 

2つめは、「投下時間を見積もる」です。

時間割を作る上で、何にどれだけ時間が掛かるを見積もるスキルが重要です。

やったことがある仕事なら、おおよその時間は予想できると思います。

また、仕事の手順を細分化することで、それぞれがどれぐらいの時間がかかるか、見積もりやすくなります。

 

そして、見積もった時間の1.2倍~1.4倍の余裕を持った時間を割り当てます。

 

3つめは、「全ての予定と行動実績を登録する」です。

とにかく、全ての予定を登録します。

 

その際の予定の入れ方には、いくつかポイントがあります。

まず、大きいタスクを入れ、次に小さなタスクを入れることです。

 

割り込みが多い人は、1日の20%、2時間程度の割り込み用の空き時間を作ります。

割り込みが発生しなければ、翌日以降の予定を前倒しすれば、よいわけです。

 

あと、同じ1時間かかる仕事がある場合、人と関わる仕事と、自分単独で済む仕事があった場合、前者を優先して予定をたてることです。

これは相手が遅れたときのリスクを減らす意味があります。

 

そして、実際に実行に掛かった結果を、当初の予定に上書きします。

これが活動記録となるとともに、次回の時間見積る際の最新の参考値になります。

 

まとめ

以上のように、Googleカレンダーに、大人の自分の時間割を登録し、それに従って仕事する。

そうすることで、遅延を減らし、健全なワークスタイルバランスにつながることに期待できそうです。

 

毎朝5分かけて、当日の時間割を最新化することも、とても大切。

 

今までGoogleカレンダーは使っていたものの、ここまでしっかりと出来てはいませんでした。

「時間割」を自分で立てるという、ポジティブなスタンスで、取り組みたいと思います。

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