仕事が速い人はどんなメールを書いているのか(平野友朗)できる人の3つのメール術

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仕事ができる人の3つのメール術

ビジネスやプライベートでのメールコミュニケーションにおいて、

わたしのところでボールを持ち続けてしまうことがあります。

さらには、相手がしびれを切らし、フォローされてしまうことも、しばしば。

もっと効果効率的に対応できないものかと、

ビジネスメールの専門家である、平野友朗さんの書いた

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [ 平野友朗 ]

を読みました。

 

その際、

「仕事ができる人のメール術、3つのポイントは?」

という問いを立てみました。

 

本書を読んで、わたしが取り入れようと思ったポイントを3つ紹介します。

なお、表現はちょっとアレンジしています。

 

メールへの返信は優先順位をつけず、即レス

1つ目は、「メールへの返信は優先順位をつけず、即レス」です。

ビジネスメールの専門家である著者の経験上、優先順位をつけず、即レスが、

結果的に効率よいとのこと。

 

注意点としては、メール通知機能はオフにし、

メールチェックする時間を、朝・昼・晩の3回に決めておくこと。

そうしないと、メール通知があるたびに、業務を中断することになるから。

 

送信メールは、要旨→詳細の順に書く

2つ目は、「送信メールは、要旨→詳細の順に書く」です。

メールを送る場合、本来の目的、最終ゴールがあるはずですよね。

自分自身で目的を見失わないため、

相手に目的を理解してもらうために、

要旨をはじめに書く、その後に詳細を書くとと、伝わります。

 

見やすい・読みやすいメールで、返信率アップ

3つ目は、「見やすい・読みやすいメールで、返信率アップ」です。

これは、たとえ理路整然とした文章であっても、文字が詰まって見づらいと、

読み手は面倒に感じ、読んでもらえない、理解してもらえない、

返信を後回しにされやすくなってしまいます。

 

相手に読んでもらうには、見やすさ・読みやすさ重視。

1行空けによるブロック化、箇条書きを使ったり、

2つ目で述べた、要旨→詳細という構成も、読みやすさにつながります。

 

まとめ

わたし的には、冒頭で述べた通り、ボールを持ち続けることがあるため、

1つ目のポイント「メールの返信は優先順位つけず、即レス」が特に

意識して取り組みたいと思いました。

 

また特定の方からの返信がなく困るケースがあるので、

2つ目・3つ目のポイントを駆使して、

スムーズな回答受領へ結びつけたいと思います。

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