図解でわかる!ファシリテーション(松山真之助)ホワイトボードの3つの活かし方!

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まとまらない・つまらない会議

会議というと、どんなイメージを思い浮かべますか?

 

大半の人は、ネガティブな印象を持っているのではないでしょうか。

集まって伝えるほどでもない業務連絡だったり。

だらだらと長時間拘束された上、時間切れで結論がでなかったり。

 

自分が主催者・報告者の場合は、資料作りに時間をかけたのに、上司に一蹴されてしまったり。

話が脱線、発散して、本来のテーマに戻せなかったり。

 

こういうことが繰り返されると、おもしろくないですし、参加したくなくなりますよね。

 

ホワイトボードファシリテーション

そんなつまらない会議を、ホワイトボードファシリテーションで解決しようというのが、今回とりあげる本。

図解でわかる! ファシリテーション です。

 

ファシリテーションとは、会議参加者の意見を引き出し、納得の行く合意形成へと導く技術。

そして、その中核となるツールが、ホワイトボードです。

 

多くの会議室や打ち合わせコーナーに、ホワイトボードが設置してあると思います。

これ、普段、使っていますか?

意外と活用されていない気がします。

私自身も、ホワイトボードに板書しながら、予定時間内に納得に導いて会議終了することに憧れます。

 

この本では、ホワイトボードを使いながら、会議をすることを推奨しています。

主な理由が3つです。

1「見える」

2「残る」

3「納得する」

 

1つめは、会議テーマ、アジェンダ、そして発言が書き出されることにより、「見える」ということです。

2つめも、議論された内容がホワイトボード上に書き出されて「残る」。

3つめも、空中戦にならずにホワイトボードに書き出されたことを確認できるので、理解・「納得」しやくなる。

 

ホワイトボードを上手く使えれば、いいことありそうですね。

 

会議開始1分前の準備

それでは、具体的にホワイトボードをどう使っていけばよいのでしょうか。

大きく3つポイントがあります。

 

1つめは、「会議開始1分前の準備」です。

会議が始まる1分前になったら、ホワイトボードに次の3つを書いてしまいましょう。

 

・会議名(テーマ、目的)

・日付

・アジェンダ(シナリオ)

 

会議名は何についての会議か、テーマ、目的を明らかにします。

日付は、あとで議事録代わりにホワイトボードを写真に撮るときに、役立ちます。

アジェンダ(シナリオ)は、どういう順番で会議を進めるか、予め共通認識を持たせるために書きます。

 

こうすることで、ファシリテーターも参加者も、会議の本来の目的を再確認し、気持ちの準備を整えられます。

 

フレーム・図形で構造的に書き出す

2つめのポイントは、会議での参加者の発言をホワイトボードに記載する際の工夫です。

少し慣れと練習は必要になりますが、まず、発言を端的にキーワードや短い文で書き出していきます。

 

そして、さらに参加者の理解を促すために、「フレーム・図形で構造的に書き出す」となお良いです。

そのためには、次のような構造、フレーム、図形、イラストを使うと良いでしょう。

 

構造化の例

・状況 → 対策 → 予定

・経緯 → 原因 → 対策 → Todo

・原因軸 → 目的軸

 

フレームワークの例

・アイデア出し アイデアツリー(マインドマップ)

・対策検討 マトリクス(縦軸・横軸)

・対立解消   営業部|糸口|営業企画 

・スケジュールライン

・ToDoリスト、チェックリスト 済んだ項目は「□」にチェック

 

図形、記号、イラストの例

・四角い箱「□」を矢印「⇒」でつなぐ

・まる「○」で重要なキーワード、決定事項をくくる

・場所や人の位置関係をイラストで描く

 

これらも慣れが必要なので、日々、練習ですね。

 

結論をまとめる

3つめのポイントは、「結論をまとめる」です。

 

ホワイトボードに板書した発言から、意見を集約し、結論・決定事項をまるつけたり、新たに書き出します。

また、具体的な、Todo、担当、期日も書き出しましょう。

 

最後は、書き出したホワイトボードを撮影し、参加者に送信すれば、議事録作成の手間も省けます。

 

 

いかがだったでしょうか。

 

ちょっとワクワクして、やってみたくなりましたか。

それとも、難しそう、恥ずかしい気持ちになったでしょうか。

 

自分の職場はパワーポイント中心だから、合わないなと思ったでしょうか。

 

でも、勇気を出して、一歩踏み出したら、やってよかった、みんなからもわかりやすかったと言われるのでは、ないでしょうか。

 

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