迅速に意思決定する3要素とは?最高品質の会議術(前田鎌利)

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スピーディーに意思決定するために

こんにちは、テルです。

 

あなたは、短時間で会議で結論を導けていますか。

また、相手から協力を取り付けるのは得意ですか。

 

私は、ここ2週間ほどある施策の協力を得るために、紹介された方々に説明に回りました。

残念ながら、今のところ協力を取り付けるまで至らず、今月想定していた作業が進めらません。

立場の違いもあり、協力依頼内容に意義を感じてもらえなかったことが大きな要因だったと思います。一方、相手側の意見・観点を得られたことは有意義ではありました。

しかし、全体的には、時間だけ過ぎた感が否めません。

 

そのため、相談から協力を取り付けたり、課題対策や方針決めなどを、効率良くできないかと考え、次の本をチョイスしました。

最高品質の会議術 [ 前田 鎌利 ]

著者の前田鎌利さんは、元ソフトバンクの方で、孫正義氏の元、いろいろなプロジェクトを手がる中、独自の会議術を極めたそうです。

次の本も出されています。

社内プレゼンの資料作成術 [ 前田鎌利 ]

 

さて、今回「最高品質の会議術」を読むにあたり、改めて以下を設定しました。

 

読書の目的は、「会議全般の効率化、意思決定の迅速化のため」

目的達成のための問いかけは、「上記を達成するには、何を準備し、どう導けばよいか?」

 

その答えとして、次の3つのポイントを得ました。

1.よい意思決定とは、①速い、②7割の勝算で。

2.会議の種類を使い分けろ

3.会議資料のフォーマット化しシンプルかつ効率化

 

よい意思決定とは

そもそも「会議」とは意思決定のためのものと再認識しましょう。

なので、情報共有は手短に、意思決定のために時間を割くべきでしょう。

 

そして「よい意思決定」とは、2つの要素から成り立っています。

ひとつは速さ、スピード

ふたつめは精度、勝率

 

著者は、狙う精度・勝率が5割では低すぎ、10割では時間がかかりすぎると言っています。

狙うべき精度は70点でスピードよく意思決定し、決定事項の実行結果から、また意思決定のPDCAを回すことを推奨していました。

 

会議の種類を使い分ける

2つめのポイントは、「会議の種類を使い分ける」です。

 

よくあるのは、情報共有や進捗確認をする「定例会議」

私は定例会議の場を待って、メンバに確認したり、意思決定することが多かったのですが、必ずしも得策とは言えないとわかりました。

 

課題内容によっては、1対1の1on1会議少人数会議で論点や方向性、解決策を事前に出し、定例会議の場で最終決定すればよいですね。

 

また、新たな提案内容を検討する際には、アイデア会議でブレーンストーミングして施策を練る。

そして、関係部門に影響する提案をする際には、関係部門の担当者に提案内容を説明し、疑問点を出してもらうQ&A会議を事前に実施する。あわせて持論を述べてもらう。そういったことを取り入れ、関係部門の視点・観点を補強しておく。

 

目的を持って使い分けたいですね。

 

会議用フォーマット化でシンプルかつ効率化

本書では、以下のようなフォーマットを提唱していました。

・スケジュール統一フォーマット

・進捗管理フォーマット

・議題/議事録フォーマット

・提案サマリーフォーマット

 

具体的なイメージは、本書をお読みいただくとして、特徴的なのはシンプルであること。

どれも表イメージで、キーワードや短文だけ書き込み、読ませるのではなく、見せるものであることでした。

 

スケジュールや進捗管理は状況を色で示す。遅延の対策をフォローすればよい。

議題/議事録フォーマットは、議題を予め書いて会議進行し、結論を埋めるだけでよい。

 

提案サマリーは、ダラダラ書けないので、自ずと事前に要点整理、思考整理がなされる。

もちろん、それぞれの結論については詳細となる根拠は、Appendixに用意しておく必要はあります。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

 

今回、読書の目的は「会議全般の効率化、意思決定の迅速化のため」と設定し、

目的達成のための問いかけは、「上記を達成するには、何を準備し、どう導けばよいか?」としました。

 

そして得られた答えは、次の3つのポイントでした。

1.よい意思決定とは、①速い、②7割の勝算で。

2.会議の種類を使い分けろ

3.会議資料のフォーマット化しシンプルかつ効率化

 

私としては、形から入りやすい、3のフォーマットを活用したいと思います。

 

今回記載しなかった部分として、「経営会議」や上司とのショートミーティングのポイント等も書かれていましたので、興味のある方は読んでみてください。

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