確実に次に繋げる会議の3要素とは?ムダゼロ会議術(横田伊佐男)

この記事は4分で読めます

結論の出ない会議、次の活動・行動につながる会議

こんにちは、テルです。

会社員の方は、様々な会議に参加させてることと思います。

会議にも様々な目的や種類があり、その中でも、アイデア出しや解決策の検討・決定を目的とした会議が、重要かつ難しいと思います。

 

今回は、

ムダゼロ会議術 [ 横田 伊佐男 ]

から、無駄なく、次につながる会議のヒントを探りたいと思います。

 

着実に次につながる会議に必要なもの

では、ムダゼロ会議術 [ 横田 伊佐男 ]を、読む上での目的と目的達成の問いを、一度整理します。

 

・読書の目的:「着実に次の活動・行動につながる会議を開催する」

・目的達成の問い:「次につながる会議をするために、具体的に必要なものは?」

 

では、解決のヒントを探っていきましょう。

 

会議フレームワークと議事録フレームワーク

「次につながる会議をするために、具体的に必要なもの?」への

私なりに本書から導き出した答えは、ひとことで言うと…、

 

答え:「会議フレームワークと議事録フレームワーク」

 

でした。

 

どういうことか、ポイントは3つあります。

1.会議フレームワークで「目的・議題・終了条件」を決める。

2.議事録フレームワークでNEXT STEP(タスク、期日、担当)を決める。

3.1ではシナリオ、2ではファシリテーションのスキルを使う。

 

それぞれ、簡単に説明します。

 

会議フレームワークで「目的・議題・終了条件」を決める

本書の中では、「最強会議フレーム」という1枚のフレームワークが紹介されています。

ムダゼロ会議術公式サイトより「ムダ会議撲滅マニュアル」としてダウンロード可能です。

 

そして、私が特に重要と着目したのが、「目的・議題・終了条件」です。

 

会議の目的と種類

まず「目的」

会議の目的とは、大きく3つに分類できます。

・「決定」会議 「可決」「否決」の決断を求められる会議。

・「拡大」会議 多様的なアイデアの発想、専門的な解決策を検討する会議。

・「共有」会議 意思伝達のための会議。

 

そして、会議の目的に応じて、呼ぶ人・呼ばない人を決めます。

それぞれの会議で呼ぶ人は以下です。

・「決定」会議 決裁者、プレゼンター、ご意見番

・「拡大」会議 専門家、アイデアマン、多様性のある人材

・「共有」会議 関係者全員

 

呼ぶ人以外は、呼ばないことが、会議の進行をスムーズにします。

ただ、呼ばない人には、

・事前(会議前)に「口頭」での共有

・事後(会議後)に、「メール」で議事録を送付

するケアをしておきましょう。

 

議題に「?」をつける

次に私が着目したのは「議題」の内容です。

議題は本質的な「幹」にすることが肝要です。

「枝葉」を設定しまうと、些末で不問な議論が展開されてしまいます。

 

では、本質的な議題を設定するには、どうすればよいでしょうか。

それは「議題の文末に?をつけ、疑問文にする」ことです。

これは、会議とは「議題(問い)→答え」の連続という大前提に基づくものです。

 

本書での例(抜粋)です。

[悪い例]現在の営業不振について

[良い例]目標未達の「1億円」を「3ヶ月以内」に、誰がどうやって挽回するのか?

 

いかがでしょうか。

悪い例だと論点がぼやけたまま、結論でずに、会議の終了時間になりそうですね。

良い例だと、数値も入り、論点が明確になって、具体的な結論がでそうです。

 

会議の終了条件、ゴールを決める

もうひとつ着目したのが会議の「終了条件」です。

終了条件、すなわち会議のゴール。旅行で例えれば、行き先。

これが参加者同士、あっていないと、迷走するのが明白。

 

そのためには、会議の冒頭、議長が「ゴール(こうなったら会議は終了)」を宣言することが重要です。

 

会議種類別のゴール例は以下です。

・「決定」会議

A案かB案かのどちらにするかを決める→A案に決定できたら終了

・「拡大」会議

アイデアを10個出す→アイデアマンが10個出たら終了

・「共有」会議

関係者に認識、理解させる→スイッチを入れる

 

ゴールを宣言することで、参加者の積極参加、時間短縮にもつながります。

 

議事録フレームワークでNEXT STEPを決める

さて、先ほどまでは、会議前の準備から、会議開始まで着目した点を記載しました。

 

次に、会議終了時のNEXT STEPと、終了後での議事録です。

そして、その議事録フレームワークが紹介されています。

こちらもムダゼロ会議術公式サイトより「ムダ会議撲滅マニュアル」としてダウンロード可能です。

 

NEXT STEPで次の会議までに行うべきタスクを書き出す

まず、NEXT STEPを会議終了時に3分かけて、頑張って決めてから解散しましょう。

NEXT STEPとは、次の会議までに行うべきタスクを書き出すことです。

アクションアイテムと呼ばれることもあります。

 

そこでまとめることは、3つ。

タスク、担当者、期日。

 

これをわずかな執念を燃やして書き出すことで、行動に差がでます。

タスク:競合他社の状況を調べる

担当者:鈴木さん

期日:4/6(金)15時まで

さくっと、この例のイメージで決めて書いてしまいましょう。

 

議事録は、必ず「当日配布」する

そして、会議の成果としての議事録は当日配布することも重要です。

当日配布するのは、参加者は会議終了後、次の仕事が待っていて、せっかくの成果も忘却の彼方へ押し流されてしまうから。

会議の内容を行動化するためには、会議参加者の記憶がフレッシュなうちに、すなわち当日に送りましょう。

 

そして、議事録のフレームワークとして、記載すべき項目は次のようなものになります。

 

議事録フレームワーク

(1)情報:日時、場所、参加者など

(2)目的:終了条件

(3)議事:論点は何で、何が論じられたか

(4)成果:何が決まったか

(5)NEXT STEP:タスク、担当者、期日

 

ポイントは、なるべく1枚にまとめることです。

その方は参加者も読みやすいし、議事録を書く方も労力がかからず、配信が早くなるからです。

 

シナリオ、ファシリテーションのスキルを使う

ここまで、会議前・会議冒頭、会議終了時・終了後を中心、会議フレームワーク、議事録フレームワークについて、紹介しました。

 

それらをもとに、会議を円滑に進めるスキルを、本書から2つ紹介します。

 

ぼんやりとシナリオを書いておく

まずは、会議に臨む前に、ぼんやりとシナリオを描く。

なるべく次の3つを、ぼんやりと書いておきましょう。

書いたとおりには進むとは限らないので、ぼんやりで十分です。

 

・理想のシナリオ(A案):ベストな決着

・最悪のシナリオ(B案):時間切れで何も進捗しない最悪の決着

・中間のシナリオ(C案):「理想」と「最悪」の中間の決着

 

「ふろしき」を広げて、たたむ

会議の進行では、ファシリテーションが重要になります。

その極意は、「ふろしき」を「広げる」と「たたむ」になります。

 

会議は「前半」「後半」に分け、前半で「広げ(拡散)」、後半「たたむ(収束)」させましょう。

 

前半「広げる」では、問題となる情報や要因をどんどん出していき、

後半「たたむ」では、たくさん出た問題情報から要員を絞り込む。

 

それらに役立つ具体的なテクニックは、本書でも紹介されています。

アイスブレーク、見える化、2つに分ける、4つに分ける等。

 

まとめ

いかがでしたか。

今回の読書を整理すると、

・読書の目的:「着実に次の活動・行動につながる会議を開催する」

・目的達成の問い:「次につながる会議をするために、具体的に必要なものは?」

・答え:「会議フレームワークと議事録フレームワーク」

となりました。

そして、答えを補足すると、

1.会議フレームワークで「目的・議題・終了条件」を決める。

2.議事録フレームワークでNEXT STEP(タスク、期日、担当)を決める。

3.1ではシナリオ、2ではファシリテーションのスキルを使う。

となりました。

 

私も、ぼやっと始めてぼやっと終わるムダな会議を撲滅し、次につながるムダゼロ会議を実践したいと思います。

 

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