ホワイトボードで会議を変革!(松山真之介さん主催ジョイカレッジ)

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2018年1月25日に、まなびのコミュニティ「ジェイカレッジ」主催のセミナーに参加しました。

 

テーマは「ホワイトボードで会議を変革!」

ジェイカレッジの校長である、松山真之介さんが講師でした。

 

私がなぜ受講したのか。

いわゆるファシリテーションの講座ですが、ホワイトボードというキーワードに惹かれたからです。

 

過去に、本やセミナーでファシリテーションを学んだことはありました。

会議準備や、議事録等は、ある程度は実践できているつもりです。

 

一方、会議の進行ですが、用意したパワーポイントを投影して説明しながら、自分で脇においたメモをとってというのが実情でした。

 

なかなか、ホワイトボードを活用してに書いて進行するには至っておらず、あこがれもありました。

 

実際に、本セミナーを受講して得られたメッセージは、

「会議はホワイトボードでやりましょう!」

でした。

 

そのココロは、3つポイントがあります。

 

1つめは、「ホワイトボード活用の3つのメリット」です。

 

その3つのメリットとは、

・みえる

・のこる

・なっとく

です。

 

ホワイトボードにテーマや発言を書いていくことで、議論が見え、残る。

だから、納得することに繋がるということです。

 

ホワイトボードを使わず、口だけの空中戦や、パワーポイントの資料が普段の会議。

それだと、始めの方に何を言ったか覚えられなかったり、解釈がズレがち。

ホワイトボードに書いた際、間違っていれば、発言者が訂正してくれるのもいいですね。

 

また、ホワイトボードを写真にとって、そのまま議事録としてしまえばよいので、手間も省けます。

 

2つめのポイントは、「会議1分前の準備」です。

講師の松山さんによると、自分が主催者であろうと、なかろうと、自分がホワイトボードに書くことを決めているそうです。

そして、会議の1分前ぐらに、勝手にホワイトボードに、会議のテーマと、議論のプロセスを想定したフレームを書いておくのだそうです。

 

そうすることで、ホワイトボードに書く準備はもちろん、会議の主催者も参加者も、会議の目的や全体像を意識しながら、参加できるというわけです。

 

そのためには、問題解決、アイデア出しといった目的別のフレームは、知識としてあった方がよさそうです。

 

3つめのポイントは、「ホワイトボードに書く勇気と配慮」です。

まず、自分が主催する場合でも、慣れないうちは、ホワイトボードに書く勇気も持てないかもしれません。

別の方が主催する場合は、もっと遠慮してしまうでしょう。

 

そのために、自分なりに、みんながわかりやすく納得できる会議を手助けするんだなど、勇気を出して一歩踏み出すようになりたいところです。

 

また、単なる出しゃばりと思われないよう、「会議をわかりやすくするためにホワイトボードに書いていいですか」といった、一言の配慮もあった方が、感じが良いですね。

 

セミナー全体をまとめますと、テクニックというよりは、ホワイトボードを使う勇気と勘所を学ぶ場でした。

 

どの会議もホワイトボードに書くは、まだハードルが高いです。

でも、A4のコピー用紙をホワイトボードがわりに、二人での打ち合わせで使ってみるなど、どんどん実践の機会を増やしたいと思えるようになりました。

 

なお、本セミナーでは、下記の本をいただきました。

詳しいことは、こちらに書いてあるそうなので、じっくり読みたいと思います。

 

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